Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego
w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pucku
§1
Postanowienia ogólne
- Regulamin określa zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pucku przy ul. Elizy Orzeszkowej 7 w Pucku, w tym miejsca instalacji kamer systemu na terenie obiektu, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych.
- Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
- PUP – Powiatowy Urząd Pracy w Pucku,
- ADO – Administrator Danych Osobowych – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Pucku,
- IOD – Inspektor Ochrony Danych,
- ASI – Administrator Systemu Informatycznego,
- monitoring - monitoring wizyjny wraz z infrastrukturą kablową oraz kamerami,
- rejestrator – urządzenie stanowiące element monitoringu wizyjnego, na którym zapisywane są dane (obraz video) przekazywane przez kamery.
§2
Cel montażu monitoringu
1. Celem monitoringu jest:
a. zapewnienie oraz zwiększenie bezpieczeństwa fizycznego użytkowników obiektu (ze szczególnym uwzględnieniem pracowników i klientów urzędu oraz osób przebywających na terenie obiektu),
b. zapewnienie oraz zwiększenie bezpieczeństwa mienia oraz danych administrowanych przez PUP,
c. przestrzeganie bezpiecznych i higienicznych warunków użytkowania obiektu, a także kontrola w zakresie przepisów bhp,
d. ograniczenie zachowań niepożądanych, destrukcyjnych, zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu użytkowników obiektu,
e. ustalanie sprawców czynów nagannych (zniszczenia mienia, kradzieże itp.) , które miały miejsce w obszarze terenu objętego monitoringiem,
f. wyjaśnianie sytuacji konfliktowych,
g. ograniczanie dostępu do obiektu osób nieuprawnionych i niepożądanych.
- §3
Zakres stosowania monitoringu
1. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane tabliczkami informacyjnymi.
2. System monitoringu wizyjnego budynku składa się z następujących elementów:
a. 1 kamera monitorująca bezpośrednie otoczenie budynku, w tym drogę dojazdową do budynku od ulicy Kolejowej, oraz parking znajdujący się w obrębie posesji Urzędu,
b. 1 kamery monitorującej pomieszczenie serwerowni oraz korytarz i wejścia do budynku od ulicy Kolejowej i budynku Starostwa Powiatowego w Pucku,
c. rejestratora zapisującego obraz z kamer na dyskach twardych,
d. oprogramowania oraz okablowania,
3. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych będą udoskonalane, wymieniane i rozszerzane.
4. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
5. Rejestracji i zapisywaniu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu.
§ 4
Obsługa monitoringu
1. Dostęp do monitoringu i zgromadzonych w ramach monitoringu danych mają osoby posiadające stosowne upoważnienie ADO i które podpisały oświadczenia o zachowaniu danych w poufności.
2. Rejestrator monitoringu znajduje się w zabezpieczonym pomieszczeniu.
3. Dostęp do danych zgromadzonych na rejestratorze możliwy jest poprzez oprogramowanie zainstalowane na rejestratorze i wyznaczonym stanowisku.
4. Dostęp do danych wymaga uwierzytelnienia – unikalny login i hasło nadawany przez ASI.
5. Dostęp do ustawień administracyjnych rejestratora posiada tylko ASI.
6. Wszystkie dane rejestrowane poprzez monitoring są zapisywane na rejestratorze danych i są dostępne przez 30 dni. Ilość dni przechowywania danych na rejestratorze ograniczona jest pojemnością dysków twardych zainstalowanych w urządzeniu. Po tym terminie dane są automatycznie usuwane (nadpisywane). W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony 30 dni ulega przedłużeniu na okres nie dłuższy niż 3 miesiące i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom, np.: Policji. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji (brak wniosku o udostępnienie zapisu z monitoringu wizyjnego) przez okres 3 miesięcy kopia podlega fizycznemu zniszczeniu.
7. Zgromadzone dane nie podlegają archiwizacji.
§ 5
Udostępnianie danych
1. Zapis obrazu może być udostępniony za zgodą ADO po uprzedniej opinii IOD na podstawie pisemnego wniosku:
a) Uprawnionym służbom lub organom (Policji, Prokuraturze, Sądom) w zakresie realizowania przez nie ustawowych zadań;
b) Pracownikom Powiatowego Urzędu Pracy do wglądu optycznego, z zachowaniem anonimizacji innych zarejestrowanych osób, których ujawnienie mogłoby doprowadzić do naruszenia praw i wolności osób, w ramach czynności wykonywanych w trakcie prowadzenia postępowania wewnętrznego mającego na celu wyjaśnienie okoliczności:
- zdarzeń związanych z zachowaniem nagannym, wybrykami chuligańskimi oraz innymi zachowaniami niepożądanymi zagrażającymi zdrowiu i bezpieczeństwu użytkowników obiektu,
- sytuacji konfliktowych lub związanych z ustalaniem sprawców czynów nagannych (zniszczenia mienia, kradzieże itp.) w budynku urzędu,
- zdarzeń losowych zagrażających zdrowiu lub bezpieczeństwu pracowników, takich jak wypadki w pracy lub wypadki w drodze do lub z pracy;
2. Wzór wniosku o zabezpieczenie nagrań z monitoringu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Dane udostępnia się w/w podmiotom na nośniku elektronicznym (płyta CD) wraz z protokołem przekazania danych z systemu monitoringu.
4. Zgrywanie kopii zapisów z systemu monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy wykonywane jest przez osoby posiadające stosowne upoważnienie, w szczególności przez pracowników odpowiedzialnych za administrację strukturą IT.
5. Nośniki danych zawierające zarejestrowane dane powinny być zabezpieczone i przechowywane w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu, tj. w metalowej szafie znajdującej się w pomieszczeniu pracowników odpowiedzialnych za administrację strukturą IT lub w metalowej szafie znajdującej się pokoju Administratora Systemu Informatycznego.
6. Dane gromadzone w ramach monitoringu wizyjnego nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnianiu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
§ 6
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczna decyzję podejmuje Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Pucku.
2. Regulamin może ulec zmianie w zależności od zaistniałej sytuacji.
3.Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany poprzez udostępnienie regulaminu monitoringu za pośrednictwem strony internetowej,
4. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Sprzeciw zostanie rozpatrzony przez Administratora danych.
5. Każda osoba ma prawo do żądania sprostowania danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, a nadto w przypadkach przewidzianych prawem do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych. Wnioski w tych sprawach należy kierować do administratora danych.
6. Każda osoba ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Załączniki:
- Wniosek o zabezpieczenie nagrań monitoringu.
- Klauzula informacyjna dla monitoringu wizyjnego.